Server & Datenbanken

Die Software arbeitet mit einer Datenbank auf SQLite Basis. Diese Datenbank ist völlig ausreichend für Firmen bis 500 Fahrzeuge.

  • Server: Nach dem Start arbeitet die Software mit einer lokalen Datenbank auf dem Rechner. Mit dem Server Modul haben Sie die Möglichkeit die Datenbank auf einen Server oder einen zentralen Rechner auszulagern. Alle Clients können dann innerhalb eines lokalen Netzwerks mit der Datenbank verbunden werden. Auf diese Weise können beliebig viele Personen gleichzeitig mit der Datenbank arbeiten.
  • Verzeichnisse: Mit dem Server Modul haben Sie die Möglichkeit Verzeichnisse und Dateien zentral zu lagern. So können die Speicherpfade für Dokumente, Vorlagen , Sicherung und Mail Scripte zentral abgelegt werden. Auf diese Weise arbeiten alle Clients mit den gleichen Dokumenten und Vorlagen.
  • Zugriffe: Die Software wurde so entwickelt, dass beliebig viele Anwender gleichzeitig mit der Datenbank arbeiten können. Eine Refresh Funktion erneuert beständig die Daten.
  • mySQL: (in Kürze) Wir arbeiten an einer Einbindung lokaler und Cloud basierter mySQL Datenbanken. Bitte beachten Sie: Lokale mySQL Datenbanken können mit dem Server Modul von Ihnen betrieben werden. Cloud basierte mySQL Datenbanken benötigen eine mySQL Datenbank des Herstellers. Diese kann Ihnen für eine monatliche Gebühr zur Verfügung gestellt werden.
  • SQL-Server: (in Planung) Es ist angedacht als zusätzliche Datenbank SQL-Server zu verwenden. Der Release ist noch unbestimmt.

Benutzer & Rollen

Sie haben die Möglichkeit Benutzer und Rollen zu aktivieren. Nach Aktivierung steht Ihnen der Administrator Bereich zur Verfügung. Hier verwalten Sie Benutzer und Rollen und schalten unterschiedliche Funktionen frei.Benutzer und Rollen

  • Anmeldung: Auf Wunsch ist für das Arbeiten mit der Software eine Anmeldung mit Benutzer und Passwort erforderlich. Benutzer können zentral verwaltet werden.
  • Administration: Im Administratorbereich können Sie Benutzer anlegen, sperren oder mit Rechten versehen. Benutzer können mit Kontakten verbunden werden.
  • Rollen: Bei Aktivierung können jedem Benutzer Rollen zugeteilt werden. Beispielsweise können Benutzer nur Lese- und keine Schreibrechte erhalten. Damit können diese Benutzer keine Datensätze anlegen oder verändern. Rollen können auch den Zugang zu Funktionen wie Auswertung, Vorlagen oder Mailversand definieren.

Auswertungen und Report Generator

In fast jedem Modul stehen Ihnen verschiedene Methoden der Auswertung zur Verfügung:

  • Die Tabelle kann sortiert und nach Vorgaben gefiltert werdenAnsicht des Report Generators
  • Eine Schnellauswertung erlaubt einfache Abfragen über Zeiträume oder Kategorien

Dazu steht Ihnen der Report Generator zur Verfügung. Dieses Modul erlaubt komplexe Abfragen und Auswertungen.

  • Felder: Durch Auswahl bestimmen Sie ob alle oder nur bestimmte Felder der Tabelle verwendet werden. Die Auswahl kann jederzeit verändert werden.
  • Parameter: Wählen Sie Felder und Bedingungen, dadurch können Sie beliebige Abfragen erzeugen. Erstellen Sie mehrere Bedingungen für ein Feld oder erzeugen Sie Abfragen mit zahlreichen Bedingungen für unterschiedliche Felder.
  • SQL Code: Beim Anklicken der Felder wird der SQL Code in dem Formular erzeugt. Dieser kann von Ihnen geändert werden. Mit Kenntnissen in SQL können Sie die Abfragen beliebig erweitern.
  • Export: Exportieren der Auswertung als xml, csv oder txt. Die txt Datei kann ausgedruckt werden.
  • Verknüpfungen: (in Kürze) Zur Zeit ist die Auswertung immer auf eine Tabelle (Modul) begrenzt. In Zukunft wird es möglich sein, Abfragen über mehrere Tabellen kombiniert zu erstellen.
  • Funktionsbefehle: (in Kürze) Funktionsbefehle sind SQL Befehle, welche zusätzliche Felder erzeugen. Führen Sie beispielsweise Berechnungen durch und lassen Sie sich diese als zusätzliche Felder anzeigen.
  • Laden/Import: (in Kürze) Speichern und Laden Sie erstellte Abfragen. Über das Laden ist auch der Import von Abfragen möglich. Lassen Sie sich Abfragen vom Hersteller oder Fremdanbietern erstellen.

Mail System

Die Software verfügt über ein eigenes Mailsystem. Sie können zum Versenden von Mails entweder eine Mailadresse (Postfach) vom Hersteller erhalten, oder eine beliebige eigene Mailadresse  oder Mailserver verwenden. Zum Empfangen von Mails ist ein Postfach des Herstellers erforderlich.

Senden

In vielen Modulen (Wartung, Versicherung) finden Sie Möglichkeiten zum direkten Versand von Mails. Hier haben Sie die Möglichkeit Mails an die hinterlegten Kontakte (Besitzer, Fahrer, Werkstatt, Versicherer) zu versenden. Die Software übernimmt dabei mit vorgefertigten Scripten einen Großteil der Arbeit und bietet Ihnen fast fertige Anschreiben, welche auf das aktuelle Fahrzeug und den aktuellen Vorgang zugeschnitten sind. Die Software nutzt das Mailsystem auch um direkt Mails zu versenden. Nach Ihren Vorgaben können bestimmte Personen automatisch Mails erhalten. Beispielsweise als Erinnerung für anstehende Termine.

Sie haben die Möglichkeit in einen zentralen Ordner beliebige Vorlagen abzulegen. Diese Vorlagen werden von der Software automatisch erkannt und Ihnen zur Auswahl angeboten. Diese Vorlagen können beliebige vorgefertigte Texte oder Textbausteine enhalten. Dadurch können Sie sich schnell umfangreiche Mails erstellen. Das Besondere: In den Vorlagen können diverse Parameter enthalten sein, welche die Software vor dem Versenden ersetzt. Ein Beispiel für ein Anschreiben an einen Fahrer für eine anstehende Wartung.

$contactSalutation $contactName,
the vehicle you are using $vehicleManufacturer, $vehicleModel with the license plate $vehicleName has an appointment for $maintenanceFailure.
This should be on $maintenanceDate respectively. Please bring the vehicle past the specified date.
For any inquiries, I'm willing to help. You can reach me at the phone number $userPhone or at this mail address $userMail.
Yours sincerely
$userSurname $userName

In diesem Fall würden alle $Parameter mit den korrekten Angaben des aktuellen Fahrzeugs und Kontakts ersetzt werden. Selbstverständlich kann der Text beliebig geändert und ergänzt werden. Sie können auch frei eigene Texte mit und ohne Parameter entwerfen. Auch kann die Mail in einer beliebiger Sprache verfasst sein.