Chronos: Kalender

Im Kalender verwalten Sie jede Art von Terminen. Dazu steht Ihnen eine Ansicht in Form einer Tabelle und eines Kalenders zur Verfügung. Jeder Termin kann mit diversen Kategorien und Kommentaren versehen werden.

  • Kalender: In der Kalenderansicht werden alle Termine in Kurzform angezeigt. Sobald Sie einen Tag auswählen, bekommen Sie detaillierte Informationen zu den Terminen an diesem Tag.
  • Module: Viele Module haben eine direkte Verbindung zum Kalender. So können Sie beispielsweise im Bereich Wartung mittels Mausklick einen Termin in den Kalender übertragen. Alle verfügbaren Daten werden dabei übertragen. Zusätzlich werden automatische Auslöser eingerichtet. Bereits übertragende Termine werden in den Modulen speziell gekennzeichnet.
  • Fahrzeug Termine: Dies ist eine zusätzliche Funktion, welche in einer gesonderten Tabelle angezeigt wird. Hier können Sie diverse Termine speziell für Fahrzeuge definieren. Beispielsweise eine Wartung, welche alle 10000 Kilometer oder jedes Jahr stattfinden muss. Die Software prüft bei jedem Start ob einer der Werte erreicht wurde. Dazu wird das aktuelle Datum und der Kilometerstand überprüft. Durch einen Mausklick können Sie nach dem Termin mit vordefinierten Angaben automatisch einen neuen Termin setzen.
  • Vorlagen: Neben Vorlagen zu den DropDown Wörtern wie Kategorie, können Sie auch ganze Datensätze als Vorlagen speichern.
  • Benachrichtigung: Die Software wertet bei jedem Start anstehende Termine aus und zeigt diese an.
  • Serien: Sie können aus einem Termin einen Serientermin machen. Geben Sie an wie oft der Termin eingetragen werden soll und dazu das gewünschte Intervall.
  • Auswertung: Die Tabelle kann sortiert und gefiltert werden. Dazu können Sie diese nach Zeiträumen oder Rubriken auswerten. Für weitere Auswertungen steht Ihnen der Report Generator zur Verfügung.
  • Mail: (in Arbeit) Sie können diverse Ereignisse definieren. Haben Sie das interne Mailsystem aktiviert, werden bestimmte Personen mit automatisierten Mails über die Termine unterrichtet. Beispielsweise können sieben Tage vor einer anstehenden Wartung der Fahrer, der Besitzer und die Werkstatt über den Termin informiert werden.
  • Benutzer (in Arbeit): Wurde von Ihnen das Benutzer Modul aktiviert, können Sie private Termine definieren. Private Termine können nur von dem Benutzer gesehen werden, der diesen Termin erstellt und als privat definiert hat.
  • Auslöser (in Arbeit): Sie können jeden Termin mit einer Reihe von Auslösern belegen. Diese Auslöser definieren wann und was geschehen soll. Beispielsweise kann ein Termin mit #7day#21day#mailDriver#mailOffice belegt werden. In diesem Beispiel würde 21 Tage und sieben Tage vor dem Termin eine entsprechende Mail an den Fahrer des Fahrzeugs und an die Verwaltungsabteilung erzeugt werden.

Kassenbuch

Im internen Kassenbuch verwalten Sie alle Ausgaben des Fuhrparks. Jeder Eintrag kann mit umfangreichen Angaben versehen werden.

  • Berechnung: Automatische Brutto/Netto/Steuer BerechnungHauptansicht des Kassenbuchs
  • Vorlagen: Kostenstellen und Rubriken können als Vorlagen editiert und somit leicht ausgewertet und gefiltert werden. Dazu ist es möglich ganze Datensätze als Vorlagen zu speichern und mittels eines Mausklicks einzufügen
  • Dokumente: Jeder Datensatz kann direkt mit einem Dokument verbunden werden. Weitere Dokumente können im allgemeinen Bereich eingefügt werden.
  • Fahrzeug: Jeder Eintrag kann mit einem Fahrzeug verbunden werden. Dadurch können Kosten sowohl allgemein, als auch Fahrzeug bezogen ausgewertet werden
  • Intervalle: Richten Sie Intervalle ein. Beispielsweise soll Betrag X einmal im Quartal mit bestimmten Angaben zu einem bestimmten Fahrzeug gebucht werden. Sie können beliebig viele solche automatischen Intervalle einrichten. Die Software wird diese am Stichtag eintragen und einen neuen Stichtag nach den Vorgaben setzen.Ansicht der Intervalle
  • Module: Viele Module haben eine direkte Verbindung zum Kassenbuch. So können Sie beispielsweise im Bereich Wartung mittels Mausklick Reparaturkosten in das Kassenbuch übertragen. Alle verfügbaren Daten werden dabei übertragen. Bereits übertragende Kosten werden in den Modulen speziell gekennzeichnet.
  • Auswertung: Die Tabelle kann sortiert und gefiltert werden. Dazu können Sie diese nach Zeiträumen oder Rubriken auswerten. Für weitere Auswertungen steht Ihnen der Report Generator zur Verfügung.

  Kontakte

Hier verwalten Sie alle Kontakte, welche mit der Software in Verbindung stehen. Jeder Person können umfangreiche Angaben, Bemerkungen und ein Foto zugefügt werden. Viele Felder sind Vorlagenfelder. Diese definieren Sie einmalig und sind dann stets als Auswahl verfügbar.

  • Bindung: Jedem Kontakt können beliebige "Verbindungen" zugeordnet werden. Ein Kontakt kann beispielsweise die Verbindungen "Fahrer", "Eigentümer" oder "Werkstatt" bekommen. Diese Kontakte erscheinen dann in den jeweiligen Modulen zur Auswahl. Ein Kontakt "Werkstatt" wird Ihnen beispielsweise im Bereich Wartung als verbundener Kontakt angeboten.
  • Mail: Die Felder Anrede, Name, Vorname, Telefon und Mail werden vom internen Mailsystem abgefragt. Diese Angaben können über Parameter in Texte eingebunden werden. Lesen Sie mehr dazu im Bereich Mailsystem.
  • Einteilung: Jedem Kontakt können Kategorien und Schlüsselwörter zugeordnet werden. Die Kategorien werden für die Baumstruktur und Filterung verwendet. Die Schlüsselwörter für Suchen und Auswertungen.

Neben den Angaben zur Person stehen Ihnen diese Bereiche zur Verfügung:Detailansicht der Kontakte

  • Kommunikation:
    Hier erfassen Sie diverse Telefonnummer, Webadressen wie Twitter oder Facebook und sie können Angaben zu Medien wie Skype, Teamspeak oder Discord hinterlegen. Die Webseiten können mittels Mausklick aufgerufen werden.
  • Fahrer
    Wenn es sich bei dem Kontakt um einen Fahrer handelt, dann können Sie hier spezielle Angaben zu Führerscheinklassen, Kenntnissen und Berechtigungen hinterlegen. Laufen Führerscheine oder Berechtigungen aus, dann werden Sie vor Ablauf des Termins gewarnt.
  • Fahrertabelle
    In dieser Tabelle werden alle Einsätze des Fahrer (Fahrzeug und Zeitraum) hinterlegt. Die Tabelle kann direkt bearbeitet werden. Die Tabelle füllt sich auch automatisch, wenn Sie den Fahrer einem neuen Fahrzeug zuweisen.
  • Privat (in Arbeit):
    Hier erfassen Sie private Angaben wie Geburtstage, Angaben zu Ehepartnern oder Kindern.
  • Finanzen (in Arbeit):
    Erfassen Sie Angaben zu Kontoverbindungen.
  • Fortbildung (in Arbeit):
    Hinterlegen Sie in Tabellenform, welche Lehrgänge und Fortbildungen die Person hat. Wenn es ein auslaufendes Zertifikat gibt, werden Sie vor Ablauf informiert.
  • Firma (in Arbeit):
    Erfassen Sie Angaben zum Mitarbeiter wie Personalnummer, Eintrittsdatum, Abteilung oder Abwesenheiten.

Dokumente

Im Vehicle Management Studio haben Sie die Möglichkeit beliebige Dokumente einzulagern und mit Datensätzen zu verbinden.

  • Ablage: Dokumente können lokal oder auf einem Serverpfad gespeichert werden. Wenn Sie bereits ein DMS System im Einsatz haben, dann können Sie die DMS Pfade zu einem Dokumemt im vm-Studio hinterlegen.
  • Module: In vielen Modulen können Sie die Datensätzen mit einem Dokument verbinden. So können Sie zum Beispiel im Bereich Wartung einen Reparaturbericht mit einer Reparatur verbinden. Das verknüpfte Dokument wird Ihnen in dem Datensatz angezeigt. Dieses kann mittels Mausklick aufgerufen werden.
  • Cloud: (in Arbeit) Wir arbeiten an einer Möglichkeit Dokumente in einer WebCloud abzulegen, nachdem diese mit im vm-Studio verbunden wurden.

(in Arbeit) In Kürze wird ein weiteres Modul für die Dokumente implementiert. In diesem Modul werden Sie alle Dokumente welche verbunden worden sind sehen und aufrufen können. Dazu können Sie in dem Modul weitere Dokumente hinterlegen und diese mit einem Fahrzeug verbinden. Beispielsweise können Sie Fotos oder Fahrzeugbriefe mit einem bestimmten Fahrzeug verbinden