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FileServer / DMS

eFuhrpark verfügt über einen integriertes DMS (Dokumentmanagementsystem). An beliebiger Stelle auf dem PC, Netzwerk oder eigenem Server kann ein FileServer eingerichtet werden. In diesen FileServer werden sämtliche Dokumente hinterlegt. Dies können beliebige Dokumente sein, von Fahrzeugfotos über eingescannte Fahrzeugpapiere bis zu Anschreiben oder Informationen.
Zukünftig werden wir als Option die Ablage der Dokumente im Internet anbieten.

Dokumente

Beliebige Dokumente können in das DMS eingelagert werden. Dabei erfasst die Software automatisch Angaben wie Größe, Datum oder Titel. Die Dokumente werden mit dem aktuellen Fahrzeug verbunden.
Bei Einfügung über Schnellschalter werden nur diese Angaben erfasst und das Dokument ist sofort eingelagert. Über die detaillierte Methode können Sie bei der Einlagerung zusätzlich Beschreibungen, Stichwörter, Rubriken und Anmerkungen hinterlegen. Natürlich können diese Angaben auch jederzeit nachgetragen werden.

Da alle Dokumente mit dem jeweiligen Fahrzeug verbunden sind kann ein Dokument über Suche und Tabellenfilter schnell gefunden und aufgerufen werden.

In diversen Modulen können Dokumente über Schnellschalter mit dem DMS verbunden werden. Beispielsweise kann ein aktueller Steuerbescheid als PDF Dokument mittels Schnellschalter mit dem aktuellen Jahressteuerdatensatz verbunden werden. Das Dokument wird mit dem Fahrzeug verbunden und zusätzlich speziell mit diesem Datensatz verbunden und in den FileServer eingelagert. Das Dokument kann über den DMS Hauptbereich aufgerufen werden. Zusätzlich wird es im Datensatz des Moduls angezeigt und kann dort mit einem Mausklick aufgerufen werden.

DMS externer Anbieter

Da einige Kunden bereits DMS Systeme einsetzen haben wir die Möglichkeit diese einzubinden. Abhängig von dem eingesetzten System ist es oftmals möglich die Verbindung herzustellen. In diesem Fall wird das relativ hinterlegte Dokument aus dem DMS verlinkt und bei Bedarf aufgerufen.

Dies ist immer dann möglich wenn das benutzte DMS System zwar variable aber nach festen Strukturen benutzte Ablageorte verwendet. Wir prüfen gerne ob Ihr DMS System einbindbar ist.

AgoraFile

Sämtliche Datensätze des DMS Moduls werden in eine spezielle Datenbank gespeichert. Diese Datenbank ist identisch mit der Datenbank der AgoraFile Software. Dies ist unsere Verwaltungssoftware für Dokumente. Sind beide Programme auf einem PC installiert dann greifen beide Produkte auf die gleiche Datenbank zu. Sämtliche Dokumente sind in beiden Programmen verfügbar. Die Möglichkeiten der AgoraFile Software sind umfangreicher als die des Moduls in eFuhrpark. Mittels AgoraFile können Dokumente geschützt und vererbt werden. Dokumente können Benutzern zugeteilt werden oder Instanzen und Verbindungen geschaffen werden. Dokumente können von Festplatte eingelagert werden oder Einfach durch Versand an die AgoraFile eMail Adresse. Durch die Verbindung ist dies auch für die in eFuhrpark editierten Dokumente möglich. AgoraFile ist noch nicht fertig. Das Erscheinen ist geplant für Ende 2013.

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